Politique de Confidentialité

 

Contexte

Experts en ressources humaines, nous accompagnons nos clients vers un horizon professionnel performant depuis plus de 45 ans.

Notre proactivité, notre engagement, nos relations d’affaires et notre compréhension du marché actuel sont nos principaux atouts.

Nous sommes reconnus pour notre expertise en recrutement ainsi que notre service-conseil RH.

La protection des renseignements personnels et la gestion des incidents de confidentialité sont des enjeux de société que nous considérons sérieusement. C’est pourquoi Groupe Perspective se conforme avec diligence aux exigences de la loi 25 et adhère donc aux définitions en lien avec celle-ci. Le terme « incident de confidentialité » se définit comme tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

De plus, le terme « renseignement personnel » se définit donc comme tout renseignement, pris seul ou en combinaison avec d’autres renseignements disponibles, concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Toutefois, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnelle ne sont pas des renseignements personnels.

Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.

 

 

1.  Notre responsabilité.

 Groupe Perspective est responsable de tous les renseignements personnels qu’elle a en sa possession ou dont elle a la gestion, notamment les renseignements personnels que nous recevons directement – par exemple, de nos clients et de notre personnel.

Nous avons assigné un responsable de la protection des renseignements personnels et avons délégué certaines responsabilités en cybersécurité à notre partenaire TI via une offre de services concernant un accompagnement à la Loi 25. L’exécution de notre programme Loi 25 exécuté en partenariat avec notre firme TI assure une protection de la vie privée et des renseignements personnels pour le compte de Groupe Perspective. Nous avons également publié sur notre site internet et informé notre personnel de l’existence de notre Politique de confidentialité et de nos Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels, ainsi que du rôle que chacun doit jouer pour assurer la protection des renseignements personnels de nos clients et des membres de notre équipe.

Si vous avez des questions en ce qui concerne nos pratiques en cette matière, n’hésitez pas à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse wberube@groupeperspective.com ou au 418-681-4700 poste 227.

 

2. Les fins de la collecte des renseignements personnels

 Groupe Perspective recueille, utilise et communique des renseignements personnels concernant les membres de son équipe, afin de se conformer aux lois, aux règlements et aux normes professionnelles; de leur procurer des avantages; d’administrer des outils de gestion du rendement; d’administrer, de gérer, de surveiller et de faire respecter les programmes et les politiques de Groupe Perspective et ses relations avec ses employés; et, de façon générale, d’établir et de gérer les liens d’emploi ou d’association ou d’y mettre fin.

Groupe Perspective est également susceptible de recueillir, d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels concernant les personnes qui sollicitent un emploi via notre organisation.

Groupe Perspective va aussi récolter des renseignements personnels des clients afin de conclure leur offre de placement.

Il se peut que des renseignements personnels soient recueillis sans que les personnes concernées en soient avisées ou sans qu’elles donnent leur consentement, dans la mesure permise par la loi.

 

3. Le Consentement

Groupe Perspective s’assure d’obtenir le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels, sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi.

 

4. Limites de la collecte

Groupe Perspective recueille par des moyens légitimes et légaux seulement les renseignements personnels qu’il peut raisonnablement juger nécessaires pour pouvoir rencontrer ses obligations légales, offrir ses services et pour exercer ses activités.

 

5.  Limite de l’utilisation et la communication 

Groupe Perspective utilise et communique vos renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles il a obtenu votre consentement, ou conformément à ce que permet ou exige la loi. Si Groupe Perspective requiert le besoin d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels concernant une personne en vue d’une fin qui n’aurait pas été́ signalée précédemment, Groupe Perspective demandera au préalable le consentement de la personne concernée, à moins que la loi exige ou permette d’utiliser ou de communiquer les renseignements personnels sans obtenir le consentement de la personne.

Nous ne conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées sauf dans les cas autorisés ou requis par la loi. Tous les dossiers des ressources humaines et les autres dossiers qui contiennent des renseignements personnels concernant les employés de Groupe Perspective sont détruits lorsque ces renseignements ne peuvent plus être raisonnablement considérés comme nécessaires à des fins légales, réglementaires ou administratives.

 

6.  Exactitude

Dans le but de s’assurer que les renseignements personnels recueillis soient pertinents aux fins auxquelles ceux-ci sont utilisés, Groupe Perspective effectue des efforts raisonnables pour maintenir l’intégrité des renseignements personnels de particuliers et d’en faire une mise à jour régulière. Les personnes concernées par les renseignements personnels recueillis doivent communiquer par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels pour faire une demande de rectification.

 

7.  Mesures de sécurité

Groupe Perspective s’engage à protéger les renseignements personnels en appliquant les meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Une appréciation des risques cyber sur nos actifs TI a été complétée et est révisée régulièrement, et une stratégie de gestion du risque cyber a été développée visant à définir et appliquer une série de mesures d’atténuation de risque pour protéger nos actifs TI contenant nos renseignements personnels.

 

8.  Transparence

Groupe Perspective pourra mettre à la disposition des personnes intéressées sur demande de l’information sur sa Politique de confidentialité et sur ses Politiques et pratiques de gouvernance à l’égard des renseignements personnels?*. Groupe Perspective s’engage également à répondre à toute demande d’information soumise par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels touchant les questions en lien avec ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels.

 

9.  Accès

Les personnes concernées ont le droit d’examiner les renseignements personnels qui sont en notre possession et d’en obtenir une copie. À cette fin, ils doivent communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Le droit d’accéder aux renseignements personnels est assujetti à certaines restrictions légales, et nous prendrons les mesures raisonnables pour vérifier la pertinence de la demande et l’identité d’un individu avant de lui donner cet accès.

Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours. Si une personne a quelque inquiétude en matière d’accès, nous l’encourageons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse wberube@groupeperspective.com ou au 418-681-4700 poste 227.

 

10.  Plaintes

 Nous savons qu’il est important d’assurer la protection de la vie privée et des renseignements personnels des personnes concernées. Si vous avez des questions ou des préoccupations quant au respect de votre vie privée et de vos renseignements personnels, et quant au rôle que nous jouons à cette fin, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, à l’adresse wberube@groupeperspective.com ou au 418-681-4700 poste 227.

Groupe Perspective a mis en place une procédure relative à la réception et au traitement des plaintes concernant la présente politique et ses pratiques de traitement des renseignements personnels. Un particulier sur qui Groupe Perspective possède des renseignements personnels peut se plaindre du non-respect de la présente politique. Toute plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessus. Dans la plupart des cas, les demandeurs recevront une réponse dans les 30 jours.

Si un particulier n’est pas satisfait de la réponse de Groupe Perspective à une plainte ou des politiques et pratiques de Groupe Perspective en matière de traitement des renseignements personnels, il peut déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec sur le site Web du Commissaire au www.cai.gouv.qc.ca.

 

11.  Mise à jour de la politique

La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.

Personne responsable

Le responsable de la protection des renseignements personnels conformément à la loi 25 :

William Bérubé
Directeur Associé
wberube@groupeperspective.com

418-681-4700 poste 227

Groupe Perspective, expert en ressources humaines, aide les entreprises du Québec depuis plus de 45 ans.

Notre expertise est reconnue en recherche de cadres et de professionnels, en recrutement de personnel permanent et en impartition des ressources humaines. Nos interventions complémentaires s’ajoutent à vos efforts quotidiens pour accroître votre efficacité en gestion de capital humain.

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