ADJOINT·E ADMINISTRATIF·VE - RÉCEPTIONNISTE

Principales responsabilités

• La Fondation a pour mission de subvenir aux besoins financiers de son centre de jour, de son service de deuil, de son volet de formation et d’enseignement ainsi que de son groupe de recherche. La contribution de la Fondation permet de maintenir l’excellence et la gratuité des soins et des services offerts aux personnes atteintes de cancer en soins palliatifs et de fin de vie, et à leurs proches. Sous la responsabilité de la Directrice générale, l'adjoint.e administratif·ve - réceptionniste voit à tout ce qui a trait à la réception, par l’accueil des visiteurs et la coordination des communications et du courrier. iel assure la bonne gestion de l’inventaire de fournitures et de certains espaces dédiés. iel travaille en étroite collaboration avec tout le personnel de la Fondation, et apportera son soutien aux activités philanthropiques. Réception :
• Accueillir les visiteurs et les donateurs
• Gérer efficacement les communications (téléphones, courriels, etc.)
• Coordonner la réception, la distribution et la gestion des colis et messagers, y compris le matériel de traitement
• Administration :
• Gérer les ressources matérielles du bureau
• Assurer la gestion des espaces tels que la cuisine, l’espace de travail des bénévoles et la réception, etc.
• Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec le bon fonctionnement de la Fondation dans son ensemble
• Opérations :
• Traitement des dons divers
• Réaliser le traitement de différentes tâches dans les dossiers avec la base de données ProDon (entrée de données, importation de dons, émission de reçus, production de rapports, etc.)
• Faire les fusions/publipostages divers
• Coordonner les horaires, les formations et le soutien aux bénévoles administratifs
• Soutenir l’équipe dans le cadre des activités et des événements de financement
• Soutien à la Direction générale :
• Coordonner, planifier, organiser pour les réunions du conseil d’administration, des différents comités et/ou de l’équipe
• Préparer les agendas et convocations, assister et rédiger les comptes rendus des diverses réunions et comités
• Toute autre tâche connexe.

Profil recherché

• Diplôme en bureautique, secrétariat ou l’équivalent
• Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire
• Excellente maîtrise de la communication, écrite et orale, en français
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Avoir une grande capacité à travailler en équipe et sur des dossiers multiples
• Connaissance de Prodon, un atout
• La connaissance du domaine des organismes à but non lucratif est un atout
• Bonnes habiletés interpersonnelles et capacité à établir des relations
• Politesse, discrétion et un haut niveau de professionnalisme
• Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et confidentialité
• Excellentes compétences en gestion du temps et en résolution de problèmes
• Discernement et curiosité .

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein
• 35 heures semaine, horaires flexibles
• Horaire estival
• Salaire selon expérience
• Formation à l'interne
• Poste en présentiel
• Nombreux avantages sociaux (REER, assurances, etc.)
• 3 semaines de vacances dès la première année, 5 congés maladie, fermeture au temps des fêtes
• Stationnement gratuit
• Accessible en transport en commun
• Ambiance chaleureuse et équipe sympathique!

Personne ressource

Gaëlle Duchatelle
Conseillère en acquisition de talents
gduchatelle@groupeperspective.com