ADJOINT.E ADMINISTRATIF.VE À LA DIRECTION

Principales responsabilités

• Sous l’autorité du directeur général, l’adjoint.e administratif.ve assure un soutien administratif auprès de la direction générale et des directeurs de services. iel contribue donc à la coordination des activités et dossiers de divers services. Ses responsabilités englobent une variété de tâches administratives et opérationnelles visant à faciliter le quotidien des gestionnaires. Ce rôle demande une grande organisation, une polyvalence certaine et un désir affirmé de prendre des responsabilités dans le domaine du secrétariat et de la bureautique. PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES : Assister et supporter au quotidien les directeurs dans l’ensemble de leurs fonctions Effectuer la révision, la vérification, la correction et la mise en page de documents Préparer la documentation pour les réunions du conseil d’administration (CA) de l’OMH et de toutes autres entités pouvant être affiliées Être responsable des suivis requis à la suite desdites rencontres selon les règles de fonctionnement de l’organisation (légal) Participer au suivi des différents dossiers traités au sein de l’organisation Effectuer la gestion d’agenda de la direction générale selon les priorités planifiées, préparer la documentation requise, confirmer sa présence à des réunions, planifier et convoquer les personnes impliquées, au besoin Travailler en étroite collaboration avec les directeurs de services ainsi que la direction générale Vérifier et faire les suivis requis pour les dossiers de la Société d’habitation du Québec (SHQ) ou auprès d’autres partenaires Préparer et envoyer des correspondances, des avis, des documents juridiques, des accusés de réception ou des formulaires aux personnes concernées Mettre en ligne sur le site internet de l’OMH et les réseaux sociaux, les informations requises et en effectuer les mises à jour Assurer les placements publicitaires corporatifs en collaboration avec son supérieur immédiat Procéder au classement et à l’archivage des documents administratifs et légaux Effectuer toute autre tâche connexe qui lui est confiée par son supérieur immédiat et directeurs dans le cadre de ses fonctions.

Profil recherché

• DEC en bureautique ou dans un domaine connexe ou toute combinaison d’expérience jugée pertinente Posséder un minimum de cinq (5) années d’expérience pertinente à l’emploi à titre d’adjointe aux directions Connaissance des procédures légales et obligations de l’organisation (un atout) Grande autonomie professionnelle Discrétion et jugement Bonne communication écrite et orale Capacité à planifier, à structurer son travail, à gérer plusieurs priorités simultanément et des périodes de pointe Capacité à adapter ses communications à diverses parties prenantes, entregent et souci d’offrir un service à la clientèle de qualité Rigueur, flexibilité et facilité d’adaptation.

Conditions de travail

• Poste à temps plein (35h00)
• Horaires de 8h30 à 16h30 sur 5 jours
• Travail en présentiel Le salaire est établi entre 34,28 $ et 36,03 $ selon expérience Emploi non syndiqué (cadre) Gamme complète d’avantages sociaux. Régime complémentaire de retraite, assurances collectives incluant les soins dentaires. Faire partie d’une équipe dynamique et dévouée !!

Personne ressource

Gaëlle Duchatelle
Conseillère en acquisition de talents
gduchatelle@groupeperspective.com